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Schwache Projektbilanz: Jedes zweite Projekt scheitert, doch Unternehmen wollen jetzt mehr Transparenz

Experteninterview mit Ute Sommer: Warum Projekte scheitern und wie sie zum Erfolg geführt werden können.

Schwache Projektbilanz: Jedes zweite Projekt scheitert, doch Unternehmen wollen jetzt mehr Transparenz

Schwache Projektbilanz: Jedes zweite Projekt scheitert, doch Unternehmen wollen jetzt mehr Transparenz

Der gesetzte Zeitplan ist hinfällig, das Budget reicht nicht aus und die gesteckten Ziele rücken in weite Ferne. Was nach dem perfekten Chaos klingt, gehört für viele Unternehmen leider zum Projektalltag. Seit Jahren bestätigen Studien, dass Projekte immer wieder scheitern – trotz ausgereifter Methoden, gut ausgebildeter Teams, erfahrener Berater und modernster Tools. Nur etwa jedes achte Projekt liefert laut einer Untersuchung von Bain & Company die gewünschten Ergebnisse. Noch krasser sieht die Bilanz für Großprojekte aus: Unterm Strich überschreiten 90 Prozent der Megaprojekte Budget und Zeitplan, fand Roland Berger heraus.

Erschreckend große Dimension gescheiterter Projekte

Entwerfen Bain und Berger ein überzogenes Zerrbild, das gute Headlines produziert, oder ist die Dimension des Scheiterns tatsächlich gigantisch groß? Wir wollten es genauer wissen und haben mit einer Expertin für Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen gesprochen. Ute Sommer ist Mitinhaberin der Beratung Sommer & Partner Consulting und unterstützt Unternehmen, die Erfolgsbilanz ihrer Projekte zu verbessern. Ute Sommer hat vielzählige, in den Jahren 2002 bis 2015 erstellte Projektstudien in über 7.800 internationalen Unternehmen analysiert und kommt zu einem erschreckenden Ergebnis: Mehr als 50 Prozent aller Projekte scheitern und halten entweder nicht die Budgetvorgaben oder den Zeitplan oder erreichen nicht den erwarteten Nutzen.

Überraschend, so Ute Sommer, seien die Auswertungsergebnisse im Hinblick auf die Misserfolgsfaktoren. „Ganz oben auf der Liste der Misserfolgsfaktoren stehen nicht etwa technische oder organisatorische Gründe, sondern die sogenannten weichen Faktoren“, weiß Ute Sommer. „Es ist die nicht funktionierende Kommunikation und Kooperation im Projekt selbst oder zwischen Projektteam und der Organisation, die Projekte zum Scheitern bringen.“

Kommunikationsexpertin Ute Sommer: „Durch die regelmäßige Befragung der Projektbeteiligten und Umsetzung neuer Ideen lässt sich die Projektlaufzeit um bis zu 35 Prozent reduzieren und die Erfolgsquote um 50 Prozent steigern.“

Kommunikation und Kollaboration sind Schlüssel zum Projekterfolg

Scheitern und Fehlermachen sind in vielen, wenn auch immer weniger, Unternehmen ein Tabuthema. Daher werden gerade zwischenmenschliche Faktoren bei der Ursachenforschung für das Scheitern von Projekten ausgeblendet und ganzheitliche Transparenz ist nicht immer gewünscht. „Gerade Transparenz, Feedbackkultur und das Lernen aus Fehlern gibt Unternehmen die Chance, sich als lernende Organisation zu entwickeln, Projekte erfolgreicher zum Abschluss zu bringen und sich für die Zukunft fit zu machen“, gibt Ute Sommer zu bedenken.

Im Umkehrschluss kann man aus den untersuchten Projektstudien die Erfolgsfaktoren ableiten. Projektteilnehmer wünschen sich eine klare und zeitnahe Kommunikation mit der Möglichkeit, Feedback zum Projektverlauf zu geben und neue Ideen einzubringen. Projektteams wünschen sich mehr Kooperation statt Konfrontation und fordern Vertrauen und Loyalität. Projektmanager schätzen die Fähigkeit des Managements, aktiv zuhören zu können, als besonders kritisch für den Projekterfolg ein. Es geht darum, die richtigen Fragen stellen zu dürfen in einer offenen Unternehmenskultur, die im Einklang ist mit dem geplanten Veränderungsvorhaben.

Wer nachfragt, findet Lösungen – wer nicht nachfragt, findet…nichts!

Offenheit und Transparenz lassen sich in herkömmlichen Organisationsstrukturen nicht so einfach umsetzen – und sind manchmal nicht einmal gewollt. Kommunikation ist meist linear und pendelt zwischen zwei miteinander verbundenen Hierarchiestufen hin und her: Chef kommuniziert an Mitarbeiter und Mitarbeiter an Chef. Das ist in einer digital vernetzten Arbeitswelt, in der der Schlüssel zum Erfolg funktionierende Teamarbeit ist, nicht ausreichend. „Viele Unternehmen haben dem Thema Kommunikation und Kooperation bisher nicht viel Bedeutung beigemessen, was sich jedoch in der agilen Arbeitswelt grundlegend ändern wird“, stellt Ute Sommer fest. „Es öffnen sich völlig neue Kommunikationskanäle und die Transparenz kommt durch den Abbau von Hierarchien, den Aufbau vernetzter Teams sowie technischer Tools wie Kollaborationsplattformen.“

Der Austausch von Informationen findet in Netzwerken statt, die Kommunikation wird offener und agiler mit dem Ergebnis, dass sich Projektrisiken viel früher identifizieren lassen. „Wer Betroffene und Beteiligte eines Projektes regelmäßig befragt, wird deutlich schneller auf Probleme aufmerksam und kann eben auch schneller reagieren. Ich bin fest davon überzeugt, dass sich allein dadurch die Projektlaufzeit um bis zu 35 Prozent verkürzen und die Erfolgsquote insgesamt um 50 Prozent steigern lässt.“

Fazit: Mehr als die Hälfte aller Projekte scheitern, weil Unternehmen zu wenig Fokus auf die sogenannten weichen Faktoren Kommunikation und Kollaboration legen. Die große Chance kommt mit der Digitalisierung, die verkrustete Hierarchien eliminiert und zu mehr Transparenz und Offenheit führt. Die Expertin Ute Sommer geht davon aus, dass sich durch die regelmäßige Befragung aller Projektbeteiligten und durch Investitionen in die zwischenmenschliche Kommunikation die Erfolgsquote um 50 Prozent steigern lässt. Wie erfolgreich sind Sie mit Ihren Projekten? 

Weitere Informationen

Projektmonitoring: Kostenfreie Live-Demo von Surwayne https://surwayne.com/de/pricing#schedule-demo

 

 

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